一、总则

第一条  为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化和文件格式标准规范、严肃庄重，依据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）、《国家行政机关公文处理办法》和自治区党委、自治区人民政府公文格式标准以及阿克苏地区地委、行署《关于规范地区党政机构发文机关标志的通知》等文件要求，制定本办法。

第二条  学院公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第三条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。

二、公文种类

第四条  学院的公文种类主要有：

（一）通知

适用于下发各系（部）处（室）的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；要求各系（部）处（室）办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员等。

（二）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（四）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（五）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（六）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，主要包括党委会议、院长办公会议、党委中心组学习、党政联席会、行政工作会议等会议。

（七）党发文件

以学院党委名义发布的党务工作方面的重要文件。

（八）院发文件

以学院名义发布的行政工作方面的重要文件。

（九）党委办公室文件

由学院各部门申请，需要以学院党委办公室名义发布的相关文件。

（十）行政办公室文件

由学院各部门申请，需要以学院办公室名义发布的相关文件。

（十一）院字文件

由学院党政办公室制文发文，向上级单位报送的学院层面的重要文件。

三、公文格式

第五条  公文一般由学院发文职能部门标识、发文字号、标题、正文、成文日期、印章、和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文按相关规定执行。

（二）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明职能部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（三）一般情况下，除 “会议纪要”都应当加盖印章。

第六条　公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第七条　公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第八条  版心标准尺寸为156 mm×225 mm，上下左右页边距分别为37mm、35mm、27mm、27mm，允许误差±1mm。

第九条  字体和字号

（一）如无特殊说明，标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（二）公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。特定情况可以作适当调整。

第十条  一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

第十一条  如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第十二条  如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

第十三条  页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十四条  A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

四、发文规则

第十五条 行文应当确有必要，注重效用。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十七条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

第十八条  草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（四）应当使用国家法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十九条  属于学院职能部门职权范围内的发文事务，应当由部门先自行审核，再报分管院领导签字审核，必要时报学院党委书记和院长进行审核，经学院领导签字同意之后，由学院党政办公室制文发文。

第二十条 公文正式印制前，学院党政办公室或相关部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。