一、总则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化和文件格式标准规范、严肃庄重,依据《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)、《国家行政机关公文处理办法》和自治区党委、自治区人民政府公文格式标准以及阿克苏地区地委、行署《关于规范地区党政机构发文机关标志的通知》等文件要求,制定本办法。
第二条 学院公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第三条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全。
二、公文种类
第四条 学院的公文种类主要有:
(一)通知
适用于下发各系(部)处(室)的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;要求各系(部)处(室)办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员等。
(二)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(三)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(四)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(五)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(六)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项,主要包括党委会议、院长办公会议、党委中心组学习、党政联席会、行政工作会议等会议。
(七)党发文件
以学院党委名义发布的党务工作方面的重要文件。
(八)院发文件
以学院名义发布的行政工作方面的重要文件。
(九)党委办公室文件
由学院各部门申请,需要以学院党委办公室名义发布的相关文件。
(十)行政办公室文件
由学院各部门申请,需要以学院办公室名义发布的相关文件。
(十一)院字文件
由学院党政办公室制文发文,向上级单位报送的学院层面的重要文件。
三、公文格式
第五条 公文一般由学院发文职能部门标识、发文字号、标题、正文、成文日期、印章、和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文按相关规定执行。
(二)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明职能部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(三)一般情况下,除 “会议纪要”都应当加盖印章。
第六条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第七条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第八条 版心标准尺寸为156 mm×225 mm,上下左右页边距分别为37mm、35mm、27mm、27mm,允许误差±1mm。
第九条 字体和字号
(一)如无特殊说明,标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
(二)公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。特定情况可以作适当调整。
第十条 一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
第十一条 如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
第十二条 如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
第十三条 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
第十四条 A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
四、发文规则
第十五条 行文应当确有必要,注重效用。
第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十七条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
第十八条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(四)应当使用国家法定计量单位。
(五)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十九条 属于学院职能部门职权范围内的发文事务,应当由部门先自行审核,再报分管院领导签字审核,必要时报学院党委书记和院长进行审核,经学院领导签字同意之后,由学院党政办公室制文发文。
第二十条 公文正式印制前,学院党政办公室或相关部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
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