各二级学院、处室：
为进一步提高公文质量和规范公文格式，维护公文的权威性、严肃性，根据《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则》《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》和地委、行署有关公文格式的要求，结合学院工作实际，现将进一步加强公文写作及规范公文格式有关事宜通知如下。
一、加强学习，提高公文写作水平
公文是各级领导机关发号施令的手段，是实施领导、处理公务的工具，发挥着规范控制、令行禁止、组织协调的作用。因此，各部门均要高度重视公文写作，定期组织本部门人员学习习近平新时代中国特色社会主义思想、党的理论方针政策、重要会议精神及各级领导讲话，特别是公文写作基本知识和基本技巧等，不断提高本部门公文写作水平。
二、统一标准，规范公文办理格式
（一）版面。版面上空37mm，下空35mm，左、右各空27mm，允许误差正负1mm。每页22行，每行28个字，为方便印制，每页行数可视情况增加或减少一至二行。
（二）行间距。段前0行，段后0行，行间距29磅。段尾单字不成行。
（三）字号。1.标题：统一使用“方正小标宋简体”20号，居中，不加粗。2.正文：仿宋GB2312,3号字体。3.一级标题：黑体，3号字体，不加粗。4.二级标题：楷体GB2312，3号字体，加粗。
（四）标题。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型，每行词意完整，长度适宜，间距恰当。
（五）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称，不加粗。向学院党委写的请示，主送机关一律写“学院党委”；向学院写的请示，主送机关写“学院”；向学院财经领导小组写的请示，主送机关写“学院财经领导小组”。严禁主送机关写“学院领导”。
（六）页码。用宋体4号字体，左右各放一条4号字线。如：-1-。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
（七）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”字组成。年份外加中文六角括号“〔〕”。如：阿职院发〔2022〕18号。
（八）结构层次。结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1”“（1）”“①”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字，其它层用仿宋体字。
（九）附件。如有附件，用仿宋GB2312，3号字体，位于正文和发文机关署名之间，与正文空开一行。“附件”：左空二字，后接附件名称，名称后不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件”：1.××)。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐，严禁“附件”两字加粗。“附件应当另页编排，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用黑体3号字体顶格编排在版心左上角第一行，不加冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。
（十）单位名称、日期。公文内容中涉及到的二级学院、机关处室名称，要统一规范使用《阿克苏职业技术学院定编、定岗、定责实施方案》（阿职院党发〔2020〕25号）规定的机构全称，不得自行简化名称。公文最后落款单位名称用全称，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。
（十一)附注。附注用3号仿宋体字，左空2字，加圆括号，在成文日期下一行。 如：（联系人××，电话××，此文发至县团级单位）。附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，不是对公文的内容作出解释或注释。
(十二)版记。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（十三）装订。左侧装订，采用骑马订或平订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差正负4mm，骑马订订锯均订在折缝线上，平订订锯与书脊间的距离为5mm。
三、明辨是非，正确使用常用公文文种
（一）决定。下行文。用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通知。下行文。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（三）通报。下行文。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况，如表彰通报、批评通报、情况通报等。
（四）函。平行文。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（五）报告。上行文。用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。特别注意：报告的事项是已经完成的事，只是向上级机关汇报一下情况，不需要上级机关给“人、财、物和政策”，也不需要上级机关开会研究同意或不同意。
（六）请示。上行文。用于向上级机关请求指示、批准。“请示”要一文一事，事前请示。特别注意：所请示的事项还未开始做，需要上级机关同意才可以做；或者想做某件事，因缺人、财、物和政策，需要向上级机关请示，恳请上级机关给予“人、财、物和政策”支持。“请示”的结束语，通常写“妥否，请批示”，不允许写“请领导批示”。请示件应当在“附注”处标明联系人姓名和联系方式。
（七）批复。下行文。适用于答复下级机关请示事项。
（八）纪要。可以是平行文，也可以是下行文，通常情况下下行文较多。适用于记载会议主要情况和议定事项。
四、工作要求
（一）认真组织学习，严格规范公文格式。各二级学院、处室要认真组织本部门人员学习《新疆维吾尔自治区党政机关公文处理工作实施细则》《自治区党委、自治区人民政府公文格式标准》和本《通知》，严格按照规范格式撰写公文。办公室会同有关部门将对学习情况进行督导检查。
（二）严格审核把关，坚决杜绝劣质公文。各二级学院、处室主要领导、分管领导要认真履行领导责任，严格审核把关本部门制作的公文，不能只签字不审核，坚决杜绝公文结构层次不清、逻辑关系混乱、语句不通顺、格式排版错误、错字别字满天飞等劣质公文，公文全篇错别字容错率不得高于1‰。
（三）加大督查力度，及时精准纠偏校正。办公室将不定期对各二级学院、处室组织公文写作学习情况及制发的公文进行检查，及时指出存在的问题。对公文制作质量高的部门进行通报表扬，反之则通报批评。同时，办公室根据日常审核公文时掌握的情况，实行台账式管理，即把各二级学院、处室质量高的公文和质量差的公文均记入台账，纳入年底绩效考评内容，报教育教学质量监控中心进行加减分。
阿克苏职业技术学院办公室
2022年4月15日